Quando si pensa ai software per turni di lavoro capita abbastanza spesso che sull’argomento sussistano dubbi sulla natura operativa degli stessi e nondimeno sulla loro reale utilità ed ecco perché è fondamentale prima di tutto comprendere bene di cosa si sta parlando.
Indice argomenti:
Cos’è un software per turni di lavoro
Un software di programmazione e pianificazione dei turni di lavoro è essenzialmente un programma tramite il quale un manager, un titolare di una realtà aziendale o un datore di lavoro può con pochi semplicissimi click pianificare gli orari di lavoro dei dipendenti con una notevole libertà di personalizzazione.
Naturalmente si potrebbe anche pensare che un software simile sia appannaggio solo di quelle aziende operative H24 7 giorni su 7 che per ovvi motivi necessitano di strumenti idonei per gestire le rotazioni, ma in realtà le cose non stanno affatto così.
Sono moltissimi i settori, dall’ospitalità alla ristorazione, in cui l’impiego di soluzioni simili si rende non solo necessario, ma proprio indispensabile alla luce degli innumerevoli benefici di cui è possibile usufruire e che illustreremo più esaustivamente nel paragrafo dedicato.
Da un punto di vista tecnico, inoltre, è interessante appurare come per software per turni di lavoro non si intenda una tipologia specifica, netta e precisa di programma, ma più che altro un orizzonte molto più trasversale nel quale è possibile riscontrare non solo le realtà operanti in locale, ma anche quelle in cloud.
A cosa serve un software per turni di lavoro
Se si volesse offrire una descrizione il più netta e concisa possibile sullo scopo di un programma per turni di lavoro si potrebbe senz’altro dire che il suo fine ultimo sia quello di gestire e pianificare le turnazioni lavorative del personale e ottimizzare sia la produttività sia l’organizzazione stessa dei dipendenti.
Una definizione simile è certamente corretta, ma tuttavia pecca di profondità speculativa che emerge con forza maggiore nel momento stesso in cui ci si rende conto di come soluzioni simili garantiscano una trasversalità operativa molto più estesa di quella appena fornita.
Naturalmente la gestione della turnazione aziendale e la conseguente visione dello storico delle pianificazioni sono finalità a cui un software simile è in grado di rispondere alla perfezione, ma la reale utilità di queste soluzioni la si ha soprattutto nel momento in cui dovessero sorgere criticità.
È ovvio come in un’azienda perfetta e priva di qualsivoglia problema, e quindi in definitiva teorica, un software per turni di lavoro serva unicamente a gestire l’organizzazione del personale, tuttavia nelle realtà aziendali reali è proprio il saper rispondere tempestivamente a una o più criticità a fare la differenza.
Nel caso in cui, ad esempio, uno o più dipendenti vadano incontro a ritardi o assenze per motivazioni più o meno giustificate di varia natura, è ovvio come il compito del programma di gestione e pianificazione sia quello di individuare i sostituti adatti nel più breve tempo possibile.
La corretta attribuzione degli incarichi lavorativi
L’individuazione di un eventuale sostituto di un lavoratore ritardatario o assente è ovvio che debba essere fatta nel modo più funzionale possibile seguendo delle precise linee guida interne in grado di incrociare alla perfezione le competenze professionali chiamate in causa.
Sostituire un dipendente con un altro che, pur essendo attualmente disponibile, non dispone della medesima preparazione vuoi per inesperienza o vuoi perché facente parte di un settore operativo differente, ha come unico risultato quello di incidere negativamente sulla produttività aziendale e sul grado di soddisfazione del lavoratore stesso.
Proprio per questo un software per turni di lavoro ha sì il compito di gestire la turnazione lavorativa del personale, ma soprattutto di farlo in maniera tale che al minimo problema sia possibile porvi rimedio senza andare a rallentare l’intera catena produttiva.
Non solo, anche il tema della reperibilità sia ordinaria sia straordinaria è un aspetto su cui i programmi di programmazione e pianificazione risultano di vitale importanza poiché consentono all’azienda di prevenire ritardi e ridurre al minimo ogni possibile fattore di rischio di disservizi.
Non ultimi ci sono gli aspetti riguardanti la sicurezza del dipendente e sua qualità lavorativa. E in che modo un software di gestione della turnazione può agire in tal senso?
Ad esempio può contribuire a creare un sistema nel quale i vari carichi di lavoro vengono assegnati in modo funzionale tenendo conto di differenti fattori, tra cui gerarchia lavorativa, competenze e disponibilità effettiva.
Si comprende bene, allora, come il fine ultimo di un software per turni di lavoro sia quello di creare un sistema di gestione automatizzato nel quale la pianificazione è funzionale al mantenimento di determinati standard qualitativi, produttivi e preventivi.
Come funziona un software per turni di lavoro
Un software per programmare, pianificare e gestire le turnazioni di lavoro dei dipendenti deve avere come requisito imprescindibile quello della semplicità operativa.
Il mantenimento di un sistema chiaro e consultabile senza alcun problema in ogni sua parte è il prerequisito che maggiormente incide sul suo effettivo funzionamento ed è proprio per questo che quest’ultimo presenta determinate caratteristiche riscontrabili sin nelle fasi iniziali.
Per prima cosa si avrà un’interfaccia utente estremamente personalizzabile grazie alla quale il manager o il titolare di un’azienda può immettere i dettagli relativi alle varie turnazioni e ai dipendenti alle quali spettano.
Poi ovviamente molto dipende da quella che è la natura aziendale alla quale ci si riferisce, una società di medio-grandi dimensioni necessiterà di uno strumento molto più specifico e particolareggiato rispetto a una di piccole dimensioni e ciò si riflette anche nella presenza o meno di differenti funzionalità.
Tra quelle basiche, ad esempio, è abbastanza comune che siano presenti funzioni relative al monitoraggio dei costi totali, allo storico pregresso delle turnazioni o alla personalizzazione delle finestre temporali di quest’ultime.
Report e integrazioni in un software per turni di lavoro
Tra le funzioni più avanzate, invece, possiamo citare la presenza di strumenti di analisi e/o di report indispensabili per offrire al datore di lavoro un quadro della situazione in essere il più chiaro possibile oppure la perfetta integrazione con un’applicazione mobile per lo più proprietaria in grado di offrire le medesime funzioni della piattaforma principale.
In generale si può però dire che uno dei capisaldi del funzionamento di software simili consiste nell’aggiornamento in tempo reale del calendario di riferimento con tutto ciò che esso contiene, quindi turnazioni, eventuali cambi, eventuali permessi, assenze e/o ritardi, orari di entrata e uscita finanche la pianificazione delle ferie.
Indipendentemente dalle dimensioni della realtà aziendale nel quale tali software sono impiegati, è fondamentale ribadire come l’intero funzionamento si poggi su delle basi ben precise: semplicità, chiarezza e consultabilità.
I vantaggi nell’utilizzo di un software per turni di lavoro
Se, come detto, l’operatività di una programmazione gestionale delle turnazioni lavorative è indispensabile che risulti il più funzionale possibile agli occhi di un’azienda, è altrettanto importante che sia in grado di offrire dei vantaggi reali e concreti per ambo le parti in causa, dipendenti e titolare.
Un programma di pianificazione che si rivolga in maniera unidirezionale al manager di turno è evidente che risulti inadeguato nel fornire le giuste garanzie lavorative ai dipendenti, al contempo un medesimo programma che ponga come unico fine ultimo del suo funzionamento il benessere del dipendente è nocivo per la produttività aziendale.
Occorre sempre ricordare come il vantaggio principale derivante dall’impiego di soluzioni simili consiste nella creazione e conseguente gestione di un ambiente di lavoro in cui equilibrio e unione di intenti rappresentano il risultato più evidente per entrambe le parti.
Da ciò poi scaturiscono tutta una serie di vantaggi secondari, ma che tali non sono, di cui ne presentiamo la selezione più rilevante:
Pianificazione più rapida delle turnazioni
La gestione automatizzata dell’intero processo di programmazione consente di risparmiare notevole tempo non solo perché l’immissione manuale delle varie informazioni viene meno, ma soprattutto perché è possibile creare e gestire diversi profili in modo tale che ciascuno di essi possa risultare gestionale in una determinata finestra temporale come nella classica situazione in cui più dipendenti stanno trascorrendo le vacanze estive.
Facilità gestionale
Uno dei maggiori punti deboli dei sistemi di pianificazione manuale consiste nella scarsa possibilità di interazione in tempo reale con tutto ciò che ne consegue nel caso in cui uno o più lavoratori dovessero risultare indisponibili o assenti. Tramite un software specifico per turni di lavoro, invece, le comunicazioni tra dipendenti e titolare sono molto più snelle e ciò consente a quest’ultimo di porre rimedio a qualsivoglia eventuale imprevisto con tempistiche tali da non compromettere la consueta produttività aziendale.
Incremento qualità del lavoro
Se il punto precedente si configura come beneficio appannaggio per lo più del titolare, quello dell’incremento della qualità del lavoro è un aspetto fondamentale per il personale. Pianificare con metodo e precisione le varie turnazioni significa anche determinare esattamente quali siano i consueti orari prefissati e soprattutto gli eventuali straordinari effettuati durante la settimana che quindi potranno essere riconosciuti e corrisposti al dipendente nel pieno rispetto di tutte le normative vigenti. Ciò, ovviamente, rende il lavoratore più consapevole del suo ruolo e contribuisce ad aumentare la qualità generale non solo del lavoro, ma anche dell’ambiente stesso.
Come scegliere un software per turni di lavoro: vantaggi e funzionalità
Quali sono le funzionalità che non possono in alcun modo mancare in un programma per turni di lavoro?
La domanda in sé, pienamente pertinente, sottintende una risposta non così immediata e non così semplice come si potrebbe pensare dal momento che realtà aziendali operanti in settori diversi necessitano di soluzioni capaci di esaltare l’operatività del loro business.
È ovvio come un’azienda ospedaliera od operante nel settore sanitario, ad esempio, richieda un software gestionale delle turnazioni differente da quello previsto da una operante nella grande distribuzione o anche solo da un semplice call center.
Tuttavia non si può negare che sussistano degli elementi di valutazione imprescindibili se considerati in un’ottica di futuro ottenimento di vantaggi e benefici da sfruttare per consolidare, incrementare o migliorare sia la gestione del personale sia la produttività aziendale stessa.
Gestione semplificata e reattiva delle turnazioni
Gestire tutti i turni dei dipendenti favorendo l’incontro tra disponibilità e competenze acquisite è, come più volte ribadito, uno dei capisaldi essenziali che caratterizzano il funzionamento di software simili, ma a fare la differenza è soprattutto la capacità di reagire prontamente davanti a esigenze di ripianificazione.
È sufficiente un semplice ritardo di un dipendente, magari per via dell’eccessivo traffico stradale, o una sua assenza ingiustificata per compromettere un intero turno di lavoro con il risultato di andare a gravare ulteriormente sugli altri dipendenti.
Un programma di turnazione che si rispetti, invece, all’approssimarsi di ogni minimo problema o criticità, deve sapersi adeguare reattivamente al cambiamento imprevisto e consentire al datore di lavoro di ripianificare con immediatezza le turnazioni e individuare la migliore risorsa disponibile.
Un’ulteriore basilare funzione è quella della facilità comunicativa tra dipendenti stessi e dipendenti con i propri superiori.
Affinché un sistema gestionale di pianificazione e programmazione possa ottemperare nel migliore dei modi allo scopo per cui è stato progettato e scelto, è fondamentale che riesca a garantire un’estrema fluidità comunicativa tra tutte le figure presenti in azienda.
Incomprensioni, fraintendimenti, criticità sottaciute, problemi irrisolti sono tutti elementi in grado di mettere in ginocchio qualsivoglia azienda o società, indipendentemente dal suo settore operativo o dalla sua grandezza.
Ecco perché un software che consenta l’attivazione in tempo reale di notifiche tramite le quali prendere visione dei propri orari di lavoro, degli straordinari eseguiti, delle ferie previste, delle eventuali assenze o ritardi riportati e di tutto ciò riguardi la propria posizione lavorativa risulta essenziale per il dipendente.
In questo discorso non va ovviamente tralasciato il tema della comunicabilità con i superiori.
GDPR in un software per turni di lavoro
Il medesimo sistema deve possedere funzioni specifiche per comunicare al titolare dell’azienda o al datore di lavoro ogni più piccolo problema che possa presentarsi in reparto, il tutto ovviamente nel modo più trasparente possibile e nel pieno rispetto di tutte le normative GDPR.
Un’ultima funzione che non può assolutamente mancare è quella dell’integrazione con i dispositivi mobili.
Il grande vantaggio di possedere, sia per il manager sia per il dipendente, un programma di turnazione integrabile sul proprio dispositivo mobile tramite applicazione, consiste nel fatto di poter ottimizzare al meglio tutte le tempistiche, soprattutto nel caso di lavoro da remoto, e di esaltare ulteriormente i due punti esposti in precedenza.
Costi per un software per turni di lavoro e limiti
I costi di un software per turni di lavoro, come si può facilmente intuire, sono molto variabili e presentano un range che va da una manciata di Euro a una decina o più per singolo dipendente.
Interessante appurare come molti offrano una versione trial o castrata nelle tempistiche e/o nelle funzionalità in modo tale da consentire al titolare dell’azienda o al manager di rendersi conto se il programma scelto è davvero congeniale alle esigenze dell’azienda.
Ovviamente esistono anche programmi molto più avanzati e con una ricchezza di funzionalità tali da renderli perfetti per aziende di medio-grandi dimensioni con diverse decine di dipendenti all’attivo.
Nel caso, però, si possieda una realtà societaria di medio-piccole dimensioni, non è necessario acquistare delle versioni così avanzate di tali software perché il rischio è quello di ottenere l’effetto opposto a quello desiderato e quindi di complicare e limitare eccessivamente sia la produttività sia la qualità lavorativa stessa.
I 5 migliori software per turni di lavoro: quale scegliere
Bitrix24
Disponibile anche in versione cloud, si tratta di un software che si caratterizza per la sua estrema usabilità. Presenta tutte le funzioni basiche che ci si aspetterebbe di trovare in un software simile e inoltre dispone di un’app proprietaria configurata sia per il mobile sia per il desktop. Ottimo il livello di personalizzazione eseguibile.
Teamdeck
Tra i software di pianificazione e programmazione più apprezzati presenti nel settore, dispone di una grande varietà di funzioni e soprattutto di un’assistenza guidata del tutto gratuita per l’iniziale configurazione. Attualmente è utilizzato anche da realtà di alto profilo come Spotify, Netflix e Uber.
Clockify
Software completamente free, fa dell’estrema versatilità il suo punto di forza. Il sistema di monitoraggio è ottimo e la possibilità di personalizzazione è notevole, anche per quel che riguarda la creazione di report. Disponibile sotto forma di software, applicativo web e applicazione mobile.
Float
Operativo sin dal 2012, si tratta di un software perfetto per la pianificazione delle turnazioni in studi e aziende. L’interfaccia iniziale è estremamente semplice e le funzionalità offerte sono molto variegate. Disponibile versione trial gratuita per 30 giorni.
HRnest
Software di pianificazione estremamente intuitivo, fa della semplicità, soprattutto intercomunicativa, il suo principale punto di forza. Possibilità di creazione di database interno dei dipendenti con consultazione accessibile H24 7 giorni su 7. Personalizzazione disponibile anche in fase di creazione report.
