Software CMMS: l’avvento delle nuove tecnologie ha permesso alle numerose aziende presenti nel mercato internazionale di migliorare la propria gestione e strategia di vendita. Tra questi, il software CMMS è diventato uno strumento imprescindibile per l’organizzazione interna di molte di esse.
Il software CMMS sta diventando sempre più utilizzato nelle aziende: di cosa si tratta? e quali sono le sue funzionalità?
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Cos’è un software CMMS
L’acronimo CMMS significa in inglese, letteralmente, Computerized maintenance management system, ossia sistema computerizzato di gestione della manutenzione o più semplicemente sistema informativo di manutenzione. Si tratta di un software utilizzato per la manutenzione di impianti, attrezzature o interi edifici, indispensabile nel mondo delle aziende per l’ottimizzazione dei processi di manutenzione in ogni suo aspetto tecnico.
Un software CMMS aiuta quindi l’organizzazione a ottenere maggiore efficienza nell’organizzazione e nella pianificazione, migliorandone le prestazioni.
Si tratta di un sistema sviluppatosi già dagli anni Sessanta del secolo scorso e applicato, allora, nel settore dell’aeronautica, provando a registrare i dati ottenuti dagli aerei in modo più efficiente e con maggiore precisione rispetto ai metodi manuali, anche se bisogna immaginarli come sistemi molto ingombranti e per nulla precisi o paragonabili a quelli attuali.
Grazie allo sviluppo delle moderne tecnologie i CMMS, come tutti gli altri software, sono diventati più precisi, accessibili a tutti, e utilizzati non più solo nell’aeronautica ma applicabili nella maggior parte degli ambiti lavorativi.
A cosa serve un software CMMS
Trattandosi di un software, al suo interno, può contenere tutte le informazioni di manutenzione che servono ad una determinata organizzazione, e questo, gli permetterà di capire e saper gestire gli interventi, la documentazione da mettere in atto e tutti i dati tecnici di cui necessita.
Questo software permette all’azienda di monitorare i costi, i tempi e le performance, analizzando e strutturando un report della situazione, molto dettagliato. È un sistema di business intelligence che crea una situazione il più agevole possibile all’interno di un’azienda.
Molto spesso il software CMMS viene confuso con i sistemi informativi SIM, ossia sistemi informativi di manutenzione, considerati come sistemi omonimi ma c’è differenza nell’utilizzo di questi elementi informatici.
Il Sistema informativo di manutenzione infatti è un insieme di procedure e regole che possono essere supportate in vari modi, il CMMS subentra come software di base, che si pone come supporto del sistema informativo.
Come funziona un software CMMS
Le informazioni all’interno del software CMMS sono settate per supportare differenti funzioni del sistema. Funziona per tracciare i dipendenti disponibili, le certificazioni delle apparecchiature, permette di assegnare specifiche attività e organizza turni e retribuzioni del personale.
Tra le sue funzioni più importanti c’è la gestione degli ordini di lavoro, impostando la tipologia di ordine, eventuali riparazioni o sostituzioni, la loro descrizione e priorità, e a quale settore del personale è affidato ogni ordine, fornendo informazioni precise sugli asset, con dettagli sui modelli, l’attività, le prestazioni o eventuali inattività.
L’avanzata tecnologia del software gli permette di interagire in modo semplice con altri sistemi aziendali (tra cui ERP, MES, SCADA e altri). Infine permette di fare un inventario delle varie attrezzature e distribuire il materiale utilizzato per gli ordini di lavoro nei vari impianti.
Negli ultimi anni, date le enormi funzionalità del software, è possibile utilizzarlo su un’applicazione mobile, così da poterlo portare con sé e avere una visione completa dei dati e delle operazioni di manutenzione, mettendo ordine nella piattaforma e mantenendo sotto controllo la situazione.
Ovviamente le funzionalità del software variano a seconda che si scelga uno di fascia più alta o più bassa.
I vantaggi del software CMMS
I vantaggi nell’utilizzo di un software CMMS sono i seguenti:
– un CMMS può agire come deposito per tutti i dati associati agli asset, può tracciare differenti tipologie di dati (quando è stata operata l’ultima manutenzione, con che frequenza e quando è stato utilizzato l’apparecchio e quanto era efficace durante il lavoro). Questo permette di prendere migliori decisioni riguardo ogni asset con un solo dispositivo;
– conoscendo le caratteristiche di ogni asset e il loro utilizzo, permetterà di avere una strategia di manutenzione più lunga nel tempo, risparmiando tempo e costi;
– migliorando le operazioni di manutenzione i lavoratori avranno meno sorprese, potranno smettere di lavorare ore extra, concentrando il loro lavoro nelle ore principali e migliorando la loro produttività;
– la tracciabilità degli ordini di lavoro tramite il sistema software;
Come scegliere un software CMMS: vantaggi e funzionalità
Per riuscire ad avere tutti i vantaggi fino ad ora elencati è fondamentale scegliere il software giusto che dia ottime prestazioni di lavoro. Per sceglierlo è necessario uno studio preliminare delle esigenze di un’azienda e degli obiettivi che vuole ottenere nel tempo, così da poter formare e preparare il personale al suo utilizzo.
É, infatti, importante che tutti i dipendenti e gli addetti ai lavori abbiano ben chiaro le funzionalità di un software così sofisticato e venga promosso da tutti i responsabili dell’organizzazione.
L’acquisto del software è un investimento che cambia i ritmi di lavoro e di conseguenza i sistemi di codifica sugli impianti.
La prima considerazione da fare sarà quindi quali specifiche deve avere un software CMMS del genere per l’azienda presa in considerazione; verificare la capacità del software, capire quali aziende lo utilizzano e i loro miglioramenti, la sua congruenza con eventuali software preesistenti, la cultura del personale dell’azienda, che bisognerà formare riguardo l’utilizzo del nuovo software.
Come implementare un software CMMS
Il percorso da attuare per implementare un sistema software deve avvenire in fasi, per far si che assolva i principali obiettivi, misurare le performance degli impianti calcolando una serie di indicatori manutentivi e rendere efficiente la gestione delle attività, dei costi, del personale e del materiale.
Prima di tutto è importante quindi creare un team di lavoro, che capisca, grazie alle proprie competenze ed esperienze, gli elementi necessari per la scelta del software indicato, formato dai responsabili di ogni settore dell’azienda.
Successivamente analizzare i processi di manutenzione utilizzati e capire quali sono i cambiamenti che verranno effettuati, in questo caso coinvolgendo tutto il personale al cambiamento che avverrà nel modus operandi.
Infine una selezione dello strumento a seconda dei requisiti tecnici, come le prestazione che dovrà garantire, la sua portabilità e selezionare o valutare, grazie alle presentazioni del prodotto da parte delle software house e alle conseguenti simulazioni, il più idoneo alle proprie esigenze.
Quali sono i costi di un software CMMS
I costi di un software CMMS variano a seconda della tipologia di software che si sceglie e delle sue funzionalità, se di base o più ricercate.
I vari software presenti sul mercato non sono tutti uguali, alcuni sono portatili e costano di più, altri invece sono adatti ad un settore aziendale rispetto ad un altro, è bene quindi considerare questi fattori.
Il prezzo si aggira tra i 40 e i 99 euro mensili.
I 5 migliori software CMMS (aggiornamento 2022)
Ecco di seguito un elenco dei software CMMS, aggiornati al 2022, che moltissime aziende internazionali hanno utilizzato e continuano a utilizzare.
Mainsim CMMS
Si tratta del software indicato per migliorare, semplificare e gestire al meglio la manutenzione aziendale; esso, infatti, riesce a pianificare e tenere traccia di tutti gli interventi, creando ordini di lavoro in pochissimi step, individuando gli asset in modo rapido ed efficiente.
Analizza i tempi, i materiali, i costi e tutte le informazioni utili su di essi stilando dei report aziendali, il tutto tramite l’applicazione per mobile, integrandosi ai software già preesistenti (come Cloud, SaaS, Mac, Windows, Linux e altri).
EZOfficeInventory CMMS
Questo è uno dei software migliori per la gestione della manutenzione poiché pianifica i servizi, i fornitori, gli ordini di lavoro ed eventuali interventi in modo impeccabile.
Grazie alla sua applicazione mobile permette di scansionare, tramite la tecnologia QR, i codici a barre, rendendo il lavoro più smart, anche in caso di assenza dal luogo di lavoro. Individua i dati più importanti fornendo il report e l’analisi degli asset dell’azienda, permettendo di migliorare il lavoro del personale.
Qualcy QMS
Si tratta di un software altamente sofisticato che aiuta le applicazioni nel settore dell’ingegneristica, della biomedica e case farmaceutiche.
Organizza documenti e registri, includendo al suo interno firme digitali e audit trail.
Permette quindi la gestione della manutenzione e di tutti i documenti, reclami o ispezioni che servono ad aziende altamente specializzate.
Hippo CMMS
Si tratta di un software con una tecnologia basata sul web avanzata e adattabile alla maggior parte delle tipologie aziendali, dalla produzione all’assistenza sanitaria. É un software intuitivo grazie alla grafica semplice, e più economico, ha funzionalità essenziali, semplifica i processi di manutenzione e i processi negli ordini di lavoro.
UpKeep CMMS
É un software CMMS basato su una moderna soluzione di gestione della manutenzione, attraverso il desktop del computer, dal telefono o da un tablet, è portatile, analizza gli ordini di lavoro, li crea e invia una notifica sulle attività effettuate.
