Quando si vuole organizzare la gestione di un’azienda non si può fare a meno di considerare l’idea di acquistare i software di contabilità. Di cosa si tratta? Sono programmi che permettono di tenere sotto controllo tutto ciò che riguarda l’aspetto fiscale della gestione di un’azienda: emettere le fatture, controllare l’arrivo o lo scarico delle merci e così via. I programmi di questo genere servono principalmente per automatizzare il processo gestionale di una ditta. Un software di questo tipo fornisce al cliente la possibilità di beneficiare di varie applicazioni. Difatti, gli usi applicativi del programma di contabilità vengono suddivisi in vari macrogruppi grazie ai quali diventa possibile ridurre il carico di lavoro che grava sulle spalle dell’impiegato.
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A cosa serve un software di contabilità
Come già accennato precedentemente, il programma in questione è utile per aiutare i gestori della società a far funzionare correttamente l’azienda. Spesso non si tratta di un solo programma, ma di un complesso di software. Il pacchetto include anche il programma per la gestione del magazzino, il software per la produzione, quello per il budgeting, per l’analisi finanziaria e persino altri programmi dedicati a specifiche funzioni. Tutti questi accessori sono intercorrelati e permettono agli impiegati della ditta di ottenere le informazioni velocemente, senza alcun errore oppure di effettuare anche delle azioni (come l’emissione delle fatture, il controllo degli ordini e così via). Si può quindi facilmente capire che l’utilizzo di un buon software di contabilità è in grado di facilitare enormemente il lavoro agli impiegati dell’azienda, in quanto evita che questi debbano fare autonomamente troppi calcoli. Il programma fa risparmiare tempo e rende il lavoro più produttivo ed efficace.
Il funzionamento di un software di contabilità viene migliorato con il passare del tempo e dipende dall’impiego, dalla casa produttrice e da altri fattori. In genere praticamente tutti i programmi di contabilità vengono periodicamente aggiornati con l’obiettivo di migliorare la grafica del programma oppure aumentare la lista delle funzionalità. Tutti i produttori degli software di contabilità cercano di fare in modo che il loro programma sia quello più utile per rispondere a determinate esigenze dei clienti.
I vantaggi nell’utilizzo di un software di contabilità
Quando si deve scegliere un software di contabilità non si può fare a meno di considerare quel che concerne i suoi vantaggi e sono davvero tanti. Tra i benefici dovuti all’utilizzo di un software di contabilità bisogna ricordarsi di alcuni vantaggi principali, tra cui:
Velocità di utilizzo
Ogni software di questo genere semplifica moltissimo il lavoro agli impiegati di un’azienda fornendo le informazioni cercate in un battibaleno. L’impiegato non deve cercare i dati o le informazioni a proposito di una persona all’interno di numerosi fascicoli in quanto sarà il sistema a fornirgli tutti i dati senza la necessità di eseguire troppe ricerche.
Automazione dei processi e dei calcoli
A differenza di quando accadeva solo qualche anno fa, al giorno d’oggi è possibile usufruire dei servizi di un software di contabilità anche per evitare di perdere in mezzo ai tantissimi calcoli. Ci si ritrova spesso a dover controllare numerose informazioni, mettere in correlazione un gran ventaglio di dati e si commettono anche degli errori. Il software permette di evitare che questo accada, in quanto svolge tutti i calcoli autonomamente e fornisce al cliente il risultato.
Semplicità di uso di un software di contabilità
A differenza di quanto si potrebbe pensare, per utilizzare i programmi di contabilità non serve affatto possedere chissà quali conoscenze del campo informatico. Chiunque può utilizzare con successo un software di contabilità, a patto di avere una minima conoscenza del settore dell’informatica. Anche imparare le funzionalità di questi programmi è tutto fuorché difficile. Bisogna unicamente dedicare un po’ di tempo all’apprendimento.
Possibilità di usare la tecnologia Cloud
Nell’ultimo periodo si è sviluppato anche un altro grande vantaggio degli software di contabilità, che tutt’ora resta ignorato dai più. Parliamo della tecnologia Cloud, grazie alla 
quale è possibile salvare i dati di fatturazione, i nominativi dei clienti oppure le altre informazioni direttamente nella nuvola. In questo modo si minimizza il rischio di perdere le informazioni ed è possibile ottenere tutto ciò che si desidera in un paio di click. Inoltre, anche se il computer dovesse per qualche motivo rompersi, si potranno ripristinare tutte le informazioni senza alcun problema.
Costo
Quando si parla dei software di contabilità, si crede subito che siano molto costosi e che occorra sostenere una spesa molto elevata per acquistarlo, ma non è così. Sul mercato si possono trovare numerosissimi programmi di contabilità, spaziando da quelli a basso costo, passando per i software di fascia media, per finire con i software professionali, ben adatti soprattutto a coloro che dovranno farne un utilizzo continuo all’interno di un contesto aziendale. Alcuni software si possono acquistarli pagando una tantum, ma ci sono anche quelli che richiedono un abbonamento mensile per poter essere utilizzati a piena funzionalità.
Interconnettività
I programmi di questo tipo si possono collegare ad altri sistemi dell’azienda e utilizzare insieme ad altri programmi. Difatti, molti software di questo genere sono intercompatibili. In questo modo viene meno la necessità di dover controllare troppi programmi, in quanto con un semplice software si potrà fare tutto il necessario. Inoltre, questi accessori si potranno usare con successo anche su uno smartphone (ma molto dipende comunque dal tipo di programma che si sceglie).
Come scegliere un software di contabilità: vantaggi e funzionalità
Scegliere un software di contabilità potrebbe essere difficile, specialmente considerando l’enorme gamma di simili programmi presenti sul mercato. Tuttavia prestando attenzione ad alcuni parametri e valutando bene la scelta si possono ovviare i problemi. Tra i criteri a cui bisognerebbe prestare attenzione spiccano:
Costo e durata della licenza di un software di contabilità
Innanzitutto è bene valutare la durata della licenza del software, per evitare di restare senza alcun programma a causa della scadenza della licenza. Le possibilità da questo punto di vista sono due: acquistare una licenza senza scadenza oppure, come accennato precedentemente, pagare una licenza ogni anno (abbonamento). A ciò si aggiunge la necessità di controllare per quante postazioni di rete sarà valido il programma, quindi se esso si potrà usare per un solo computer oppure per la rete di PC (moltissime software house, difatti, fanno pagare anche l’opzione di multiutenza). Bisogna anche ricordarsi di un altro dettaglio importante, ovvero l’IVA: alcuni rivenditori includono la tassa nel prezzo, mentre gli altri no.
Servizio di assistenza fornito ai clienti
Un altro parametro da valutare riguarda il supporto ai clienti e la vendita dei servizi aggiuntivi, il cui costo potrebbe raggiungere la soglia pari ad alcune migliaia di euro su base annuale. In alcuni casi la vendita di questi servizi è praticamente obbligatoria, motivo per cui conviene informarsi su questi fattori. Ovviamente, meglio è gestito il servizio di supporto e più facilmente sarà possibile ricevere l’assistenza tecnica, trovare le risposte alle proprie domande e così via. Allo stesso modo è importante valutare i metodi grazie ai quali sarebbe possibile contattare il Supporto Clienti: via e-mail, telefono, chat e così via.
Presenza degli aggiornamenti
Affinché un software di contabilità sia funzionante, utile e funzionale occorre anche valutare la disponibilità degli aggiornamenti. Più un programma viene aggiornato e maggiormente sarà utile. Gli aggiornamenti non sempre sono gratuiti e in alcuni casi avvengono davvero spesso, anche a causa dell’attenzione prestata ai dettagli da parte dei clienti. Per esempio, se si trovasse un bug si potrebbe contattare il team che si è occupato della produzione del software spiegandogli il problema. A quel punto il gruppo di lavoro esaminerà il problema, troverà una soluzione e dirà al cliente di aggiornare il suo software. Nella maggior parte dei casi l’intero processo di aggiornamento viene effettuato in maniera del tutto automatica, ma è possibile anche che debba essere svolto a mano.
Personalizzazioni di un software di contabilità
Questo parametro potrebbe, in realtà, rientrare nel punto descritto precedentemente: si dà la possibilità di personalizzare il programma, sia nella grafica, sia nella funzionalità. L’obiettivo principale è provare a rendere il software esteticamente più gradevole, ma anche di modificare alcuni processi di funzionamento per fare in modo che l’utente possa sentirsi a proprio agio. Bisogna comunque capire che esistono vari programmi e in alcuni i processi di personalizzazione hanno un costo che grava sulle spalle dell’utente. Pertanto, prima di acquistare il software bisogna capire se la personalizzazione sia gratuita oppure abbia un costo.
Versioni Demo e dimostrative
I migliori programmi permettono ai clienti di usufruire di una versione Demo grazie alla quale l’utente è in grado di provare il software, capire quali sono i suoi lati deboli o forti e solo dopo scegliere se acquistarlo o no. Se il programma non fornisce al cliente la possibilità di effettuare dei test, forse converrebbe farne a meno.
Data di produzione del software
Si dovrebbero evitare i programmi troppo giovani, in quanto probabilmente includono numerosi errori e usarli potrebbe risultare complesso per l’utente. Ai software “giovani” si dovrebbero preferire quelli rilasciati da un po’ di tempo ormai, che sono stati controllati e hanno una buona reputazione. Altrimenti c’è il rischio che il programma giovane venga abbandonato dagli sviluppatori.
Presenza delle funzionalità
Affinché un software di contabilità sia davvero utile per il cliente occorre considerare l’aspetto della funzionalità. Un programma di questo tipo dovrebbe includere come minimo le seguenti funzioni:
- spesometro;
- fatturazione elettronica;
- certificazione unica;
- reverse charge;
- split payment;
- GDPR.
Si tratta del minimo necessario affinché il software di contabilità risulti utile per le esigenze dell’azienda.
A queste funzionalità se ne dovrebbe aggiungere anche un’altra importante: il modulo di stampa. Quest’ultimo serve principalmente affinché gli utenti possano effettuare la stampa dei documenti o delle certificazioni. In alcuni casi tale modulo viene venduto separatamente, mentre in altri è già incluso nel programma.
Costi per un software di contabilità e limiti
Quando si parla dei programmi di contabilità, diventa necessario soffermarsi anche su quel che riguarda il prezzo del software. Come accennato in precedenza, il costo è variabile in relazione a una vasta gamma di parametri. Per giunta, anche gli stessi programmi spesso includono diverse fasce di prezzo: Premium, Media, Base e così via. Per un programma professionale e qualificato il costo della versione basilare si aggira sui 400 euro, il prezzo della versione Media sugli 800 euro e il costo della licenza Premium sui 1200 euro circa. Non si tratta del pagamento una tantum, bensì dell’abbonamento annuale. Volendo comprare un software professionale pagandolo una volta sola i prezzi aumentano di molto. Spetta all’utente decidere se valga la pena sostenere una spesa che potenzialmente è molto alta oppure se preferire l’abbonamento.
I costi sono stati elencati per un programma professionale, ma sul mercato si possono trovare anche varie versioni più economiche, alternative a quelle più care, che includono comunque diverse funzionalità e possono risultare utili alle persone. I costi in tal caso sono di molto minori e si tratta di soluzioni ben adatte soprattutto a coloro che vorrebbero trovare i software di contabilità ottimali dal punto di vista di un buon rapporto tra la qualità e il costo. A seconda della tipologia del software, delle sue funzionalità e di altri fattori i prezzi possono oscillare da circa 50 euro annuali (per i peggiori programmi) fino a un centinaio di euro.
I 5 migliori software di contabilità: quale scegliere (aggiornamento 2022)
Team System
Sviluppato dal TeamSystem Studio è un programma ottimizzato per le grandi e le medie aziende, nonché per i liberi professionisti, tant’è che viene usato dai commercialisti, avvocati, notai, architetti e così via. Si tratta per giunta di uno dei software più usati in assoluto. Permette di usufruire della funzionalità di contabilità in Cloud e ha un ampio gestionale che include moltissime funzioni, tra cui la verifica degli adempimenti, il lavoro sulla dichiarazione dei redditi, il rilascio dei cedolini paghe e anche molto altro. A ciò si aggiunge anche la sezione news, varie funzionalità per contattare i clienti, i fornitori o le banche.
Zucchetti
Include numerosi sistemi di contabilità (tra cui la semplificata, l’ordinaria e quella dei contribuenti minimi. Permette di assolvere agli adempimenti minimi e tutte le funzionalità relative al bilancio in un solo programma gestionale. Grazie agli algoritmi di Zucchetti sono diminuiti i margini di errore e a seconda delle esigenze del cliente è possibile usufruire di soluzioni annuali o infrannuali, sia in forma abbreviata, sia in quella ordinaria. Zucchetti è un programma molto user friendly e intuitiva. Il servizio di assistenza è molto valido e offre anche le opzioni di archiviazione dei documenti e persino di conservazione sostitutiva.
Wolters Kluver
Un ottimo programma usato sia nell’ambito fiscale che in quello contabile si chiama Wolters Kluver ed è un programma professionale che permette di aumentare la produttività di tutta l’azienda. Tale tool informatico aiuta a creare una specie di workflow ottimizzato, grazie al quale è possibile raggiungere più facilmente l’obiettivo imposto, condividere i documenti, stampare le fatture o inviare i report di lavoro. L’interfaccia è molto funzionale, facile da usare e include soltanto gli elementi di valutazione necessari alle persone. Grazie alle funzionalità di questo programma è possibile anche controllare lo stato di avanzamento dei lavori e il CRM è organizzato in modo accurato.
Profis
Questo software di contabilità è leggermente diverso da quello precedente, in quanto è meno professionale, ma comunque ottimo per gestire le aziende di medie dimensioni. Grazie a Profis è possibile ottimizzare i processi di contabilità, semplificare le procedure e così via. Inoltre, è un programma ottimo per coloro che vorrebbero elaborare le fatture o le liquidazioni IVA. Anche in questo caso l’interfaccia è stata curata sino ai minimi dettagli e include solo le cose più necessarie. Tra i suoi vantaggi spicca anche l’interconnettività con gli altri programmi.
Datev Koinos
È il software meglio adatto per le persone che vorrebbero semplificare le procedure aziendali e migliorarne le prestazioni. Perciò Datev Koinos permette di gestire numerosi sistemi di contabilità, mettere in correlazione vari programmi ed è la soluzione perfetta per coloro che vorrebbe gestire al meglio gli introiti, le uscite, le certificazioni, le ritenute, emanare le deleghe di pagamento, stampare le fatture o le compensazioni e così via. In pratica è un programma che spazia a 360° nel settore della contabilità.
