La sicurezza informatica e tutti gli applicativi progettati per tutelare lo scambio di informazioni digitali sono una componente estremamente importante per aziende e privati. Sebbene le interazioni tra utenza e organi competenti siano oggettivamente più snelli che in passato, non tutti sono a conoscenza delle tecnologie legate a questo settore.
Tra gli argomenti più interessanti e di cui è necessario informarsi di più c’è l’impiego di software per firma digitale, nelle prossime righe analizzeremo più nel profondo tale tematica e consiglieremo quelli pronti all’uso.
Indice argomenti:
Cos’è un software per firma digitale
Prima di inoltrare il discorso sui software per la firma digitale è essenziale comprendere prima la definizione di tale termine. Con firma digitale si identifica quell’attività capace di sottoscrivere, attraverso informazioni specifiche, documenti informatici in completa integrità e autenticità, relativi a colui che li sottoscrive. Da un punto di vista tecnico la firma digitale basa il suo funzionamento su una crittografia asimmetrica, privata e pubblica. Si definisce anche a doppia chiave per la sua capacità di codificare in uscita (privata) e in entrata (pubblica) i documenti elettronici firmati digitalmente.
Sebbene la firma digitale sia ormai di grande utilizzo negli uffici pubblici come banche e poste, negli ultimi anni sempre più aziende necessitano di utilizzare un sistema che possa simulare tali funzionalità per una serie di vantaggi che analizzeremo successivamente. La definizione di firma digitale evidenzia come sia essenziale un dispositivo capace di immagazzinarla e veicolarla al destinatario in modo sicuro. Tale processo avviene attraverso l’utilizzo di un software per firma digitale, quest’ultimo si può quindi definire come il mezzo con il quale è possibile sottoscrivere una firma digitale in completa autonomia e sicurezza.
A cosa serve un software per firma digitale
La firma digitale in sé ha lo stesso valore di una firma autografata, usufruendo delle identiche caratteristiche. Una firma digitale consente di certificare: validità legale, autenticità, conferma di risposta e integrità dei documenti inviati.
Tali elementi permettono di migliorare notevolmente la sicurezza informatica e le interazioni tra gli utilizzatori. Affinché ciò possa accadere è necessario utilizzare un software dedicato che faccia da filtro tra chi sottoscrive i documenti e chi li riceve, in completa sicurezza e velocità.
Come funziona un software per firma digitale
Se teoricamente l’applicazione di un software di questa tipologia possa sembrare semplice, in realtà vi sono diversi dettagli su cui ragionare. Essendo la firma digitale un sistema basato sulla codifica crittografata con chiavi asimmetriche necessita di un applicativo capace di codificare e decodificare tale messaggio. Negli ultimi anni sono stati stabiliti degli standard che permettono di inviare e ricevere documenti con firme digitali senza incorrere in problemi di incompatibilità, ma è essenziale tener conto di tale aspetto quando si è in procinto di scegliere un software dedicato.
Da un punto di vista tecnico un software per firma digitale funziona nel momento in cui colui che lo utilizza ha un certificato digitale. Tale qualifica può essere ottenuta grazie a un certificatore eIDAS che stabilirà quale sia la crittografia asimmetrica pubblica del richiedente. La chiave asimmetrica privata sarà generata esclusivamente dal privato.
Preso atto della necessità di tale qualifica è possibile poi inserire i dati nel software e utilizzarlo per inviare documenti con firma digitale. La gran parte dei software creano un’impronta digitale dei documenti prima di essere firmati, in modo da risultare unici.
I vantaggi nell’utilizzo di un software per firma digitale
La firma digitale e l’utilizzo di un software dedicato consentono di beneficiare di tantissimi vantaggi, vediamo quelli più interessanti per aziende e privati:
- ottimizzazione del tempo;
- costi;
- efficienza;
- sicurezza;
- spazio ed ecosostenibilità.
Ottimizzazione del tempo
Sia un’azienda che un privato hanno la necessità di firmare periodicamente dei documenti, sebbene in molti casi non sia un reale problema di tempo, quando la mole di materiale lievita con lo scorrere dei giorni può rappresentare una problematica concreta. Ma oltre all’accumulo di documenti da firmare a penna si aggiunge una componente particolarmente complicata: la distanza.
Benché l’impiego del fax non sia ancora del tutto svanito, le tempistiche di utilizzo non sono certamente trascurabili, soprattutto se si è in attesa di un documento in ricezione firmato. Grazie a un software per la firma digitale il processo ridurrà i tempi di invio e ricezione, garantendone autenticità e valore legale.
In un contesto aziendale il tempo è una componente fondamentale, riducendo le tempistiche di invio e soprattutto eliminando completamente l’aspetto legato alla distanza, un software per la firma digitale può incidere concretamente sulle attività lavorative.
Costi
un software per firma digitale, sebbene possa avere un costo iniziale nelle versioni più evolute, è facilmente ammortizzabile nel tempo. Utilizzando un sistema totalmente digitale è logico pensare che verranno ridotti o eliminati del tutto i documenti cartacei, incidendo positivamente sulle spese dei costi di stampa, degli strumenti di stampa, della spedizione e dei costi di manutenzione generale delle attrezzature.
Il risparmio non è solo diretto, con l’eliminazione di carta, spedizioni e stampanti, ma si estende anche a quello indiretto. L’acquisto di un software dedicato alla firma digitale elimina anche scaffali, tabulari e tutte quelle spese accessorie legate al tracciamento dei dati riservati. Ogni azienda, grazie a tali software, può aiutare non solo il proprio business ma anche l’ambiente.
Efficienza
Uno dei problemi più diffusi con la documentazione cartacea è la perdita degli stessi per distrazione. Le risorse umane, siano queste aziendali o meno, possono inavvertitamente danneggiare i documenti firmati a penna incidendo sulla reputazione dell’azienda stessa. I software per la firma digitale, dato il loro utilizzo su dispositivi computerizzati, sono estremamente efficienti per i processi lavorativi. Efficienza visibile non solo nella semplicità di utilizzo ma anche nella velocità di impiego e nella facilità di gestione del tracciamento dei file.
Chiunque utilizzi un software di questa tipologia riesce a organizzare informazioni e documentazioni rapidamente grazie alla barra di ricerca presente al suo interno. Il grande passo in avanti dato dai programmi volti al futuro è proprio la capacità di essere utilizzati anche da risorse umane non esperte nell’ambito informatico. La tecnologia nasce con lo scopo di aiutare le attività lavorative e fortunatamente sempre più software si adattano alle esigenze dei consumatori.
Sicurezza
Beneficio di cui le aziende non possono fare più a meno è la sicurezza informatica che questa tipologia di software riesce a garantire. Tra le problematiche più spinose figura quella della clonazione e contraffazione dei documenti, al fine di evitare perizie specifiche e legittimità a posteriori è opportuno avvalersi di un sistema già programmato per la sicurezza e l’autenticità della firma digitale.
I software consentono di proteggere questo aspetto grazie al codice primario che in caso di manomissione o trasformazione avvisa della spiacevole intrusione. A incrementare tale dinamica, inoltre, vi è l’utilizzo di un codice PIN, OTP, password di verifica e autenticazione che possono in pochissimi secondi determinare se l’accesso e le firme digitali siano autentici oppure modificati.
I software, basandosi su un sistema crittografico, tengono al sicuro le firme digitali limitando se non addirittura eliminando le potenziali truffe. La sicurezza informatica, sia questa per aziende o privati, merita la massima attenzione e la scelta di un software di qualità pone le sue basi anche su tale aspetto.
Spazio ed ecosostenibilità
Abbiamo già anticipato quanto sia importante l’impiego di un software per firma digitale al fine di risparmiare sullo spazio occupato dai documenti fisici. Oltre a tale caratteristica però si aggiunge una componente spesso sottovalutata: il salvataggio in cloud. Sempre più aziende creano una rete locale protetta o in cloud per archiviare i documenti digitali.
Sebbene possa sembrare un aspetto trascurabile in realtà ciò ha un impatto concreto sullo spazio e l’ecosostenibilità nelle aziende. Abbandonare gli archivi fisici, ricchi di schede, moduli e documenti cartacei consente di sfruttare meglio le aree disponibili nell’ufficio e di ridurre notevolmente le emissioni di biossido di carbonio nella produzione di scaffali e arredamento atto alla gestione degli archivi.
La digitalizzazione consente di gestire in modo ottimale lo spazio aziendale e allo stesso tempo di salvaguardare il pianeta riducendo le emissioni nocive prodotte nella costruzione di accessori per la cancelleria e gli uffici.
Come scegliere un software per firma digitale
Le funzionalità e la facilità di utilizzo sono nella gran parte dei casi le linee guida che conducono alla scelta migliore di un software informatico, ma come scegliere il software per firme digitali? In molti casi si compie l’errore di immaginare un software di questa tipologia come un semplice mezzo tra il documento e chi ha la necessità di firmarlo o riceverlo, in realtà, benché la gran parte dei software presenti in commercio siano capaci di firmare digitalmente, questi ultimi non consentono di gestire al meglio i relativi processi e documenti.
Firmare un documento digitalmente è solo un passaggio nel processo di un software dedicato, è quindi necessario analizzare quelli che sono più aspetti per rapportarli alle proprie esigenze e scegliere con intelligenza. Vediamo quali sono le peculiarità più importanti per effettuare la scelta di un software per la firma digitale.
Ciclo di vita
Ogni contenuto digitale, sia esso un documento o un file di natura diversa, ha un ciclo di vita. Tale condizione evidenzia come un documento possa rapportarsi ad altri software nel corso del tempo e necessiti di un sistema ciclico capace di velocizzare le operazioni.
Scegliere un software limitato a poche compatibilità o che non possa comunicare direttamente con altri programmi atti alla gestione dell’impresa non è intelligente. Maggiori sono le integrazioni del software, migliori saranno le prestazioni e le compatibilità nel corso del tempo.
Automazione
L’utilizzo di un software capace di inoltrare e recepire una firma digitale è di per sé funzionale, come ad esempio un crm software, ma è evidente come tale caratteristica non sia né sufficiente né garantisca particolari vantaggi. Affinché si possano gestire al meglio i propri documenti è importante servirsi di un software capace di fascicolare in modo automatico, o semi-automatico i documenti primari. La possibilità di aggregare i documenti inerenti a una determinata persona o categoria può fare la differenza se svolta automaticamente.
Tale condizione permette di incrociare i dati a disposizione e utilizzarli nel modo migliore. Ad esempio, il semplice codice fiscale presente in un contratto può essere poi automaticamente ripetuto nei documenti a questi associati. Usufruire di un software capace di automatizzare la fascicolazione permette una gestione più snella e una riduzione significativa dei tempi.
Processi digitali
Quando si sottoscrive un documento nella stessa azienda, sia questa gestita in locale o in cloud, vi è il coinvolgimento di almeno due individui. Nel caso di una sottoscrizione non digitale il numero potrebbe aumentare esponenzialmente, ciò pone in primo piano l’esigenza di utilizzare un software che possa controllare i processi digitali.
Spesso tra le cause di perdita di dati c’è la poca comunicazione tra le figure lavorative, queste ultime inconsapevolmente artefici di duplicazioni accidentali. Affinché si possano evitare tali inconvenienti è essenziale centralizzare le attività digitali e utilizzare un calendario virtuale che migliori la collaborazione aziendale.
I software migliori per la firma digitale integrano sistemi Task e Workflow eliminando quasi completamente il vecchio sistema e-mail. Attraverso il software è possibile definire e assegnare le diverse attività digitali e controllare in modo avanzato il lavoro senza necessariamente creare conflitti interni.
Abilitazione nativa
Tra gli aspetti più rilevanti che ogni software per la firma digitale deve possedere c’è l’abilitazione nativa. Come anticipato nel paragrafo precedente, la comunicazione tra colleghi della stessa azienda è fondamentale per non riscontrare problemi di duplicazione o perdita dei documenti. Affinché ciò possa accadere senza incertezze è necessario scegliere un software capace di abilitare in modo nativo la pubblicazione dei documenti da firmare, oppure firmati, siano questi in un contesto di rete locale oppure esterni.
L’abilitazione nativa in rete locale è particolarmente utile per la condivisione dei documenti all’interno della stessa azienda, con colleghi e responsabili; mentre nel caso di un’abilitazione nativa esterna risulta essenziale per la condivisione dei documenti con clienti, fornitori e aziende extra locali. Come è facile dedurre il processo di condivisione velocizzerà il meccanismo di convalida e la gestione degli archivi aziendali.
Provider
Le caratteristiche di un software per firma digitale sono rilevanti ma a volte bisogna guardare anche oltre per effettuare la scelta migliore per le proprie esigenze.
Non è un caso che i software più celebri adibiti a questa funzione siano stati progettati e prodotti da grandi aziende del mondo della tecnologia. Il provider è infatti una componente da non sottovalutare, questo consente nel corso del tempo non solo una compatibilità migliore con le versioni successive, ma mette a disposizione dei clienti un’assistenza di sicuro affidamento.
I grandi provider programmano i loro software al fine di salvaguardare la sicurezza digitale dei clienti, implementando costantemente strumenti che aiutano le aziende nella gestione quotidiana dei documenti. Sono disponibili un’infinità di software capaci di gestire al meglio le firme digitali. Spesso però non vengono aggiornati costantemente, lasciando i clienti in balia di incompatibilità e potenziali downgrade alle tecnologie più recenti.
Costi per un software per firma digitale e limiti
Esaminate caratteristiche, vantaggi e linee guida per la scelta di un software dedicato alla firma digitale è opportuno osservare quelli che sono i possibili costi. Affinché si possa avere una disamina completa dei costi è essenziale dividere le diverse categorie di software accessibili. I software per la firma digitale possono essere suddivisi in queste categorie: gratuiti, firma digitale senza valenza legale, forma digitale con valenza legale, Spid e applicazioni mobile.
Software gratuiti
La gran parte dei software consentono di poter sottoscrivere la propria firma digitale sui documenti e leggere i documenti ricevuti. Usualmente non hanno funzionalità supplementari per modificare o automatizzare la fascicolazione.
Software con firma digitale senza valenza legale
Questa categoria è ricca di software gratuiti che permettono di creare, modificare e sottoscrivere una firma digitale. Non è presente un sistema capace di autenticare e verificare la firma, tale condizione la rende quasi inutilizzabile per le aziende più grandi. Il costo dei programmi migliori non supera mai la decina di euro.
Software con firma digitale con valenza legale
Tale categoria abbraccia i programmi migliori sul mercato, incrementando il costo intorno ai 25-30 euro. I software di questa tipologia sono usualmente integrati con un Token USB al cui interno è installato un chip dedicato. In questo caso il costo può aggirarsi sui 60-80 euro. Fortunatamente molti ordini professionali rilasciano la versione gratuita al momento dell’iscrizione.
Spid
Grazie al servizio Spid è possibile utilizzare la firma digitale usa e getta. Con un costo di soli 2,99 euro è possibile acquistare un certificato di firma digitale utilizzabile massimo tre volte l’anno.
Applicazioni mobile
Vi sono tante applicazioni per sistemi operativi Android e iOS capaci di firmare digitalmente. Il costo è nella gran parte dei casi gratuito.
I 5 migliori software per firma digitale: quale scegliere
Nitro Reader
Con una grafica molto simile ai programmi Office questo software si caratterizza sia per una versione gratuita che Pro, quest’ultima al costo di 159 euro. Risulta essere tra i più semplici da utilizzare e appartiene ai software della categoria senza valenza legale.
Eversign E-Signature
Software eccellente per chi ha la necessità di accedere in cloud e incorre in continue duplicazioni dei file. Flessibile e molto semplice da utilizzare.
SkySignature
Risulta essere tra i migliori editor di PDF e garantisce una sicurezza di altissimo livello. Programma interattivo e moderno.
Aruba
La piattaforma più conosciuta dalle aziende italiane propone il suo software per la firma digitale. Vi è la possibilità di chiedere un Token USB e una crittografia con PIN e password. Eccellente per tutti coloro che cercano un software con valenza legale.
Adobe Acrobat Reader DC
L’azienda leader nel settore dei PDF offre un servizio di firma digitale concreto. Ottimo editor e soprattutto disponibile gratuitamente, è tra i più utilizzati al mondo.
