Le aziende possono utilizzare programmi per organigrammi per mostrare la struttura della propria azienda. La grafica in stile diagramma di flusso aiuta a illuminare le connessioni tra i vari reparti e personale.
Indice argomenti:
Cosa sono i programmi per organigrammi
Il software per organigrammi è un applicativo che permette di realizzare organigrammi professionali. Gli organigrammi sono gli schemi grafici attraverso i quali le parti di un’organizzazione sono collegate secondo un criterio logico o gerarchico.
Un organigramma è una rappresentazione grafica della struttura interna di un’azienda che mostra le relazioni, le funzioni e le responsabilità di ciascun dipendente all’interno dell’organizzazione.
A cosa servono i programmi per organigrammi
Il programma per organigrammi serve principalmente a redigere un organigramma. Per fornire una risposta più completa, tuttavia, bisogna comprendere pienamente il peso che ha l’organigramma all’interno delle dinamiche aziendali.
I dipendenti di molte aziende lavorano spesso in remoto, anche a causa dell’impatto che ha avuto sul sistema finanziario la pandemia da Covid19.
Il lavoratore in questione, pur avendo la preparazione e le competenze conformi ad un adeguato svolgimento delle proprie mansioni anche fuori sede, ha la necessità di consultare, all’occorrenza, l’organigramma completo della società.
In base al proprio ruolo all’interno della gerarchia stessa dell’azienda ha bisogno di sapere, per esempio, se il proprio diretto superiore è sempre lo stesso di un mese prima. Oppure dev’essere messo al corrente di tutti quei colleghi che sono andati in ferie o di qualche importante cambiamento a livello di politica aziendale.
Per questo, alla domanda espressa si può rispondere anche in questo modo: il programma per organigrammi serve anche ai dipendenti di un’azienda per poter svolgere il proprio lavoro senza i contrattempi derivanti da una scarsa conoscenza dell’organigramma societario.
Questa tipologia di software, a dire il vero, serve anche ai vertici più ‘alti’ della gerarchia societaria.
Le possibilità di monitorare efficacemente i processi e le attività della propria azienda sarebbero quasi nulle senza un applicativo che ricostruisca per filo e per segno le connessioni e i rapporti intercorrenti tra tutte le figure che lavorano all’interno dell’azienda stessa.
E quando questi software permettono un monitoraggio puntuale completo, è possibile anche ottenere risultati come quello di individuare un settore o comparto societario dove si registra una flessione degli utili, e al contempo le risorse umane direttamente responsabili di questi reparti.
Come funzionano i programmi per organigrammi
Se si parla di software per organigrammi, è opportuno premettere che non esiste una procedura standard o univoca che identifichi tutti i programmi di questa categoria. Si possono però tracciare due metodologie diverse in cui confluisce la quasi totalità di software per organigrammi.
Il primo metodo è proprio di chi vuole realizzare un organigramma partendo dalla scrittura dei dati. Chiunque voglia realizzare un organigramma con tale procedura deve innanzitutto compilare i dati (per esempio quelli riguardanti i dipendenti dell’azienda) in un foglio di calcolo.
I formati contemplati per il foglio di calcolo sono Excel, il foglio Google o il formato CSV (acronimo di Comma-separated values, indica un formato di testo in funzione dell’esportazione o l’importazione di tabelle di dati).
Il passo successivo è quello di importare i dati, che si trasformano in diagrammi. Si procede poi con la personalizzazione dell’organigramma: l’utente sceglie cosa modificare tra testo, colori, carattere dei nomi all’interno dei diagrammi, sceglie eventuali dati da eliminare.
Nel secondo metodo invece si parte dal layout grafico dell’organigramma (e in questa categoria rientra il software Canva).
Si sceglie un modello di organigramma e da lì si procede con le varie personalizzazioni riguardanti le caselle di testo, i colori da utilizzare ed altri dettagli grafici. Solo in un secondo momento si inseriscono le foto, i nomi, i dati di cui si deve riempire il diagramma realizzato.
Canva in particolare offre l’opportunità di salvare l’organigramma in tutti i formati abitualmente usati per la condivisione dei documenti (JPEG, PDF, PNG).
I vantaggi nell’utilizzo dei programmi per organigrammi
Con i programmi per organigrammi è possibile conoscere i propri colleghi (che si tratti di lavoratori di remoto o di altre sedi della stessa società) e al tempo stesso divertirsi. La maggior parte degli utenti di Pingboard pratica un gioco intitolato ‘Who’s Who’.
Una volta che si avvia il gioco appaiono 10 foto dei dipendenti di un determinato settore deciso dall’utente stesso.
In base alla velocità con cui il giocatore riesce ad abbinare alla foto il nome esatto e al numero di scelte ‘azzeccate’, verranno conteggiati alcuni dei migliori punteggi che andranno a finire nella classifica generale dell’azienda.
Con questa tipologia di software è possibile lavorare comodamente e con la stessa efficienza di prestazioni anche dal proprio smartphone. Il programma per organigrammi Canva, concepito per non occupare troppo spazio, è infatti perfettamente compatibile con Android.
Ci sono applicativi per organigrammi che consentono all’utente di sconfinare tranquillamente in altri campi o altre attività.
Il sopra citato Canva, oltre ad essere una soluzione più che valida per gestire organigrammi, contempla una miriade di funzionalità legate alla grafica, all’inserimento di suoni o utilities che di solito competono ad un web designer o a un Social Media Manager
Alcuni software per organigrammi permettono ai membri di un team di lavorare anche senza la connessione Intenet. È il caso di Lucidchart, che svolge le sue prestazioni con efficacia anche in modalità offline.
Come scegliere tra i programmi per organigrammi: vantaggi e funzionalità
Se l’argomento trattato verte sugli organigrammi, il target di riferimento è nella maggior parte dei casi aziendale. Partendo da questo punto fermo, ne consegue che il criterio di scelta di un software per organigrammi debba essere subordinato al vantaggio che la stessa ne possa ricavare. Ragionando in questo senso una soluzione funzionale e vantaggiosa può essere un programma capace di aggiornare in automatico i cambiamenti dell’organigramma societario.
Può capitare infatti che il dipendente x, essendo abituato a inviare rendiconti o altri documenti sulla e-mail di un superiore y, in assenza di istruzioni contrarie continui a fare la stessa cosa giorno dopo giorno. Invece con un software capace appunto di aggiornare l’organigramma al dipendente in questione basterà aprire il software per notare subito il cambiamento e modificare la propria pratica giornaliera.
Un altro programma ottimale per le esigenze di un’azienda può essere un applicativo sviluppato per arricchire ogni singola casella dell’organigramma di informazioni sempre più dettagliate.
Se il responsabile di un ufficio conosce il giorno di riposo settimanale di ogni singolo impiegato, per esempio, può organizzare il lavoro settimanale con un sistema ancora più personalizzato.
Anche per il dipendente, poi, può essere decisivo sapere se nell’arco della settimana l’amministratore delegato è reperibile in una sede della società piuttosto che in un’altra (o altre).
Ma la questione può anche diventare un’opportunità per fare ‘marketing aziendale‘. Il fatto di poter leggere nell’organigramma le date di tutti i compleanni può essere un divertente diversivo, per il dipendente, per aprire più volentieri il software aziendale; e aprirlo più volentieri significa essere sempre aggiornati sull’organigramma, e passando allo step superiore il tutto si traduce in un ambiente lavorativo sempre efficiente e ‘sul pezzo’.
Costi dei programmi per organigrammi e limiti
Le aziende che sviluppano i programmi per organigrammi promuovono tariffe che vengano incontro a qualsiasi esigenza.
Si intendono tutti quegli aspetti legati al tipo di struttura societaria, alle mansioni ricoperte da ogni singolo membro, dal volume di affari della stessa e altre implicazioni di tipo logistico o finanziario.
Di conseguenza i clienti effettuano la loro scelta in base alle proprie necessità e al proprio budget.
Dal punto di vista del rapporto qualità/prezzo, uno dei migliori programmi per società dai grandi budget è Canva.
La proposta per le aziende è quella di 27 euro al mese per persona, con l’obbligo che l’azienda sottoscriva almeno 25 contratti.
A fronte di quello che può sembrare un notevole esborso, scegliere Canva vuol dire avere in mano uno strumento altamente professionale: oltre alle funzionalità garantite per un profilo non aziendale si può disporre di uno spazio di archiviazione illimitato, si ha il pieno controllo di tutto ciò che il proprio team pubblica su Canva e si ha diritto a un’assistenza di tipo aziendale h24 per tutta la settimana.
Un’altra ottima proposta per le aziende, un poco più conveniente rispetto a quella di Canva, è formulata da Monday.com.
In questo caso l’importo mensile del profilo Pro è di 16 euro per utente, senza però il vincolo di una quota minima di abbonamenti.
Chi opta per questa tariffa ha la possibilità, tra le altre cose, di secretare documenti e schede private, conteggiare il tempo di ogni singola attività ed impostare fino a un massimo di 25.000 azioni automatiche personalizzabili.
Tenendo per un poco fuori il discorso sulle aziende, ci sono ottime opportunità anche per i clienti singoli che operano con piccoli team o gruppi di lavoro.
Chi decide di affidarsi al software per organigrammi Visio se la può cavare versando un importo di 5 dollari al mese.
C’è da dire che Visio, come anche Lucidchart o alti programmi per organigrammi, offre ai propri clienti la possibilità di effettuare una prova gratuita o addirittura di lavorare con la versione totalmente gratuita dell’applicativo (che però, logicamente, non ha le stesse funzionalità di un profilo Pro).
I 5 migliori programmi per organigrammi: quale scegliere (aggiornamento 2022)
Pingboard
Software semplice ed intuitivo, gli organigrammi molto dettagliati aiutano notevolmente chi lavora in remoto. Sincronizza in automatico gli aggiornamenti di stato dei dipendenti con Google Calendar.
Canva
Strumento altamente professionale, ottimo per chi non ha competenze grafiche, occupa poco spazio e può essere utilizzato anche dallo smarpthone. Un profilo pro è condivisibile da un team di 5 persone.
Monday.com
Si tratta di un software altamente performativo per quanto riguarda il monitoraggio delle attività dell’azienda. L’interfaccia è personalizzabile anche da chi non ha particolari competenze grafiche.
Visio
Quest’applicativo targato Microsoft, dotato di un’imponente galleria di modelli, permette di modificare gli organigrammi archiviati tramite un browser web alla presenza simultanea di tutto il team.
Lucidchart
Software versatile ed intuitivo, funzionale anche nella sua versione gratuita. Compatibile con altri programmi per organigrammi come Visio, è altamente specializzato nella mappatura dei processi aziendali.
